В зависимости от потребностей вашей организации, принтер может быть необходим каждому сотруднику организации. Но такие перекрывающиеся расходы могут съесть большую часть бюджета, и на другие нужды останется меньше средств. Хотя локальные принтеры, подключенные параллельным или USB-кабелем к каждой рабочей станции — идеальное решение с точки зрения пользователей, с точки зрения затрат оно обычно неприемлемо.
Производители принтеров удовлетворяют такую потребность, выпуская принтеры для отделов или рабочих групп. Такие устройства обычно отличаются надёжностью, скоростью и большим ресурсом расходных материалов. Принтеры для рабочих групп подключается к серверу печати — отдельному устройству (например, специально настроенной рабочей станции), которое обрабатывает задания печати и выполняет печать на подходящем доступном принтере. Многие последние модели принтеров для рабочих групп имеют встроенные или дополнительные сетевые интерфейсы, и, таким образом, исключают необходимость иметь выделенный сервер печати.